Jak napisać skuteczną ofertę współpracy?

List jest mocną bronią w biznesie. Dobry list, oczywiście. Możesz jednak pomyśleć, że współpracę nawiązuje się twarzą w twarz, nie listownie. Czy rzeczywiście?

W liście można przekazać komunikat równie skutecznie, z równie dobrym efektem, co w rozmowie twarzą-w-twarz. Pod warunkiem jednak, że napiszesz go z użyciem reguł wpływających na jego skuteczność i wywołujących określoną reakcję.

Co czyni list nieskutecznym? Nadmierna formalność, stonowany akcent, brak wpływu na emocje, ogólnikowość, nieprzejrzystość, nuda, a przede wszystkim: Brak zastosowania zasad sztuki sprzedaży (czyli między innymi: Brak dopasowania oferty do potrzeb odbiorcy).

Co czyni list skutecznym? Szczerość, prostota, zwięzłość, ciepły, osobisty ton, odnoszenie się do zainteresowań odbiorcy … plus „aspekt ludzi”, ponieważ fundamentem partnerstwa w biznesie są braterskie relacje między współpracownikami (termin „aspekt ludzki” wymyślił Bruce Barton, jeden z najgenialniejszych ludzi reklamy) … no i oczywiście: Zastosowanie zasad sztuki sprzedaży.

Jak więc napisać ofertę współpracy?

Dobrze, teraz konkrety. Ponieważ listowna oferta współpracy JEST częścią biznesu, musi być napisana z zachowaniem zasad skutecznej sprzedaży. Innymi słowy, musisz sprzedać swojemu adresatowi współpracę (wstępnie).

Jak to zrobić ...

Jeśli Twoje argumenty mają przekonywać, muszą być konkretne i logiczne. Jeśli Twój opis ma pobudzać wyobraźnię, musi być zrozumiały i dynamiczny. A jeśli Twoje wezwanie do działania ma wywołać NOR (Najbardziej Oczekiwaną Reakcję), musi być zachęcające, interesujące i posiadać wystarczająco silny powód (to się opłaca, ponieważ … za X dostajesz Y … podejmij decyzję teraz, ponieważ … i tak dalej).

Do napisania takiego listu musisz się trochę przygotować, bo to nie to samo, co przygotowanie zupki w proszku. Musisz poznać mentalność i osobowość swojego odbiorcy, aby móc nawiązać z nim kontakt przez list. Musisz wiedzieć, co leży w kręgu jego zainteresowań. Musisz znać jego problemy. Frustracje. I oczywiście: potrzeby.

Jak wspomniałem, istnieją pewne podstawowe reguły, na bazie których powinieneś napisać swój list.

Przede wszystkim, musisz pamiętać, aby przygotować list z propozycją współpracy tak ... jak gdybyś przygotowywał PRZEMOWĘ z propozycją współpracy. Napisz go więc zgodnie z zasadami sprzedaży:

PUNKT #1: OTWARCIE wzbudzające zainteresowanie odbiorcy tym, co masz do przekazania i zachęcające go do przeczytania całego listu (innymi słowy, pierwszym akapitem sprzedaj korzystne wiadomości znajdujące się w dalszej części) ...
PUNKT #2: OPIS & WYJAŚNIENIA, dzięki którym całkowicie zdobędziesz uwagę odbiorcy i zobrazujesz wstępnie swoją propozycję ...
PUNKT #3: ARGUMENTY i DOWODY wywołujące pragnienie podjęcia współpracy i dodające wiarygodności Twojemu komunikatowi. Robisz to przez zaprezentowanie korzyści, jakie odniesie odbiorca plus poprzez przedstawienie zalet i korzyści współpracy z Tobą oraz Twoją firmą. Niech odbiorca listu wie, że ma do czynienia z poważnym człowiekiem biznesu ...
PUNKT #4: PERSWAZJA -- nakłonienie odbiorcy, aby zgodził się z Twoim zdaniem przez pokazanie mu, jak jego biznes, czy przedsięwzięcie zacznie prosperować już PO zawarciu z Tobą współpracy ...
PUNKT #5: ZACHĘTA (BODZIEC) z jeszcze jednym, extra-powodem, dla którego warto podjąć współpracę ...
PUNKT #6: ZAKOŃCZENIE, w którym wyjaśniasz, w jaki sposób wprowadzić współpracę w życie. Jednym z najciekawszych sposobów jest podanie dnia, w którym zadzwonisz, aby umówić się na spotkanie finalizujące.

Tylko tyle i aż tyle. Powyższe 6 elementów jest kluczem do skutecznej propozycji pisemnej.

Głowa do góry, jeśli na początku będziesz miał trudności z płynnym przejściem z jednego elementu do drugiego. Sztuka sprzedaży tekstem (copywriting) wymaga wprawy, a przede wszystkim praktyki.

Jedyna możliwość, aby nauczyć się pisać … to PISAĆ. Pisać w oparciu o wcześniej przyswojoną wiedzę.

Wkrótce sam zdziwisz się, jak łatwo będzie Ci przygotować skuteczną propozycję z użyciem tych zasad. Po prostu pisz i daj sobie szansę na rozwój umiejętności poprzez praktykowanie.

PODSUMUJMY . . .

Najpierw, musisz zdobyć ulotną uwagę odbiorcy listu. Zrobisz to na wiele sposobów -- np. pisząc pierwszy paragraf rozbudzający ciekawość, albo uderzający WPROST w jego aktualne problemy, z jakimi się zmaga ... albo chociażby nawiązujący do jego podstawowych pragnień (koncentrujesz wtedy list na odbiorcy, nie na sobie -- Twój adresat bowiem nie interesuje się Tobą tak bardzo, jak własnym sobą, własną firmą, więc trzeba to bezwzględnie wykorzystać).

I to jest KONIECZNA część każdego dobrego listu, od której zawsze powinieneś zacząć, ponieważ nie Ty jeden próbujesz nawiązać współpracę z interesującą Cię osobą. Oprócz Ciebie, być może dwadziestu innych ludzi składa właśnie propozycję Twojemu potencjalnemu wspólnikowi.

Twój respondent może więc być na NIE jeszcze zanim otworzy Twoją kopertę, czy e-maila. Dlatego pierwszy paragraf powinien być mocny i natychmiast wzbudzić zainteresowanie.

Następnie, kiedy już zdobyłeś zainteresowanie -- powinieneś przejść do konkretów, ponieważ owijanie w bawełnę nigdy nie jest skuteczne i zawsze uśmierca sprzedaż (w druku).

Napisz, w jakiej sprawie się kontaktujesz. Napisz, co masz do zaoferowania. Napisz, CO Twój respondent zyska. Ta część (#2: OPIS & WYJAŚNIENIA) musi być bardzo konkretna i specyficzna. Zero ogółów, dużo interesujących szczegółów.

JASNO zademonstruj odbiorcy, o co Tobie chodzi.

Kiedy już wyjaśnisz, z czym piszesz, jaka jest Twoja propozycja -- daj odbiorcy dowód i mocne, logiczne plus emocjonalne argumenty przemawiające za Twoją propozycją.

Celem jest teraz stworzenie PRAGNIENIA w odbiorcy komunikatu. Możesz tego dokonać pokazując, ile odniesie satysfakcji ... plus ILE na tym zyska (korzyści) podejmując z Tobą współpracę.

Dalej, perswazja ... która INTENSYFIKUJE (wzmacnia) pragnienie. Musisz taktownie pokazać, w jaki sposób zawarcie współpracy przyniesie odbiorcy korzyści. Prawdopodobnie, najlepszą formą perswazji w takim liście jest subtelna sugestia OBRAZUJĄCA odbiorcy potencjalną satysfakcję ze współpracy. Mam na myśli słowne obrazy. Kiedy czytasz, musisz je tworzyć, aby w pełni zrozumieć przekaz. I jeżeli wytworzysz u respondenta mentalny film (owocnej, zyskownej dla obu stron współpracy), wówczas kolosalnie zwiększasz szanse na sukces.

Podczas, gdy takie posunięcie stymuluje prawą półkulę mózgową, odpowiedzialną za emocje (które Twój zabijający wszelkie wątpliwości komunikat powinien wywołać), to dodanie logicznych, silnych argumentów działa na lewą i oto mamy „idealną” i etyczną „broń” biznesową.

Kolejną rzeczą, ważną w listach mających za zadanie zachęcić do współpracy z Tobą, to właśnie... zachęta. Kolejna zachęta, aby ZMINIMALIZOWAĆ do minimum możliwość odrzucenia Twojej propozycji.

Przypomnij sobie sprzedawców ... masz wrażenie, że oto już kończą swoją „paplaninę” (cha-cha), podczas gdy strzelają w Ciebie kolejnymi zachętami. I kolejnymi. I kolejnymi ...

Chociaż może Ci się wydawać, że nie jest to zbyt skuteczny sposób, to w listownej komunikacji -- owszem, JEST. Dodając kolejny ekstra-powód, aby odbiorca nie mógł się oprzeć Twojej ofercie, działasz bardzo skutecznie.

Tylko nie przesadź, ponieważ to jest zwięzły list wstępny. Ma więc WSTĘPNIE zachęcić do współpracy. Nastawić Twojego potencjalnegowspółpracownika na TAK -- aby późniejsze spotkanie przebiegło sprawniej ... i z korzyścią dla Ciebie (i, co jasne -- Twojego partnera biznesowego).

JESZCZE RAZ: Zadaniem listu z propozycją współpracy, jest jej przedsprzedaż, poprzez wytworzenie u respondenta postawy akceptacyjnej.

Wróćmy jeszcze do sprzedaży face-to-face ... nawet jeśli początkowo jesteś zdecydowany, że nic nie kupujesz, a jednak ostatecznie decydujesz się na zakup ... jak sądzisz, czy formalności ze strony sprzedawcy przebiegną, jak krew z nosa, czy jak po maśle?

Jasna odpowiedź. Pamiętaj o tym pisząc swój list.

Zakończ go krótko i jasno, stwierdzając, że zadzwonisz do swojego adresata tego i tego dnia, w celu umówienia się na finalizujące spotkanie.

Źródło: Łukasz Kamiennik, www.TotalCopywriting.pl