UPOMINKI a’la LAST MINUTE

Sezon na kalendarze i świąteczne upominki z logo nie rozpoczyna się w listopadzie czy w grudniu.
Upominki świąteczne dla kontrahentów i pracowników warto zamówić z pewnym wyprzedzeniem, aby uniknąć rozczarowania. Zamówienia a’la last minute na upominki świąteczne z logo to praktyka, z którą branża spotyka się rok rocznie. Niejednokrotnie firmy działające w branży artykułów promocyjnych napotykają w swojej działalności na takie sytuacje. Bardzo często zdarza się również, iż takie realizacje stają się w owym czasie albo mało realne albo wręcz niemożliwe. Dlaczego tak jest? W jaki sposób można uniknąć tego typu sytuacji?

Zapytaliśmy o to specjalistów z branży - Członków Polskiej Izby Artykułów Promocyjnych.

 Rzeczywiście, przedsiębiorcy często traktują świąteczne zamówienia artykułów promocyjnych, jak kupno skarpetek pod choinkę. Zapominając jednocześnie, jaka siła drzemie w oddziaływaniu tej formy identyfikacji z firmą i pozwalając na jej zmarnowanie. Upominki reklamowe są nie tylko prezentem, ale odzwierciedleniem stosunku właściciela/zarządcy firmy do niej samej. Składając zamówienie zbyt późno, przedsiębiorca zmuszony jest do wyboru produktów z bardzo ograniczonej oferty. Przekazując go pracownikowi lub kontrahentowi tym samym daje do zrozumienia, że marka przez niego tworzona nie buduje sama swoich standardów, nie realizuje i nie narzuca swoich wizji, lecz przyjmuje te napotkane już na rynku. Funkcjonuje na nim, nie mając ambicji bycia liderem branży. Odbiorcy upominków mają oczywiście świadomość obcowania z gadżetem, jednak jego formę, dobór czy oryginalność w prostej linii i często podświadomie przekładają na sposób postrzegania firmy. Największym kapitałem staje się w tym przypadku termin dokonania wyboru, czas i tak zostanie mu poświęcony. I tylko od przedsiębiorcy zależy, z jakim skutkiem. Zatem w tym przypadku Last Minute wcale nie oznacza korzystniejszej oferty. Warto uświadomić sobie potęgę takiego oddziaływania i zadbać o wcześniejszy dobór produktów-Joachim Tomczyk Account Manager AdForce

Zakup artykułów reklamowych, często spontaniczny, nie zakładający wszystkich czynników ryzyka: aspektów produkcyjnych, kooperacyjnych czy dystrybucyjnych ogranicza   znacząco nasz wybór . Decydenci nie zawsze zdaja sobie sprawę z tego ,iż produkcja artykułów reklamowych to wielopłaszczyznowy proces  w skład, którego wchodzą  projekty, prototypy, produkcja standardowa lub wiązana, elementy produktu realizują odrębne firmy kooperujące i  dystrybucja. Jeśli  zakup dotyczy artykułu sezonowego, np. kalendarzy ,gadżetów  świątecznych  to dodatkowo należy uwzględnić , iż w gorącym okresie szczytu sezonu  liczba zamówień  jest duża i producent nie  zrealizuje zamówienia w krótkim czasie. Zatem aby uniknąć stresujących dla obydwu stron –zamawiającego i producenta sytuacji należy z dość dużym wyprzedzeniem planować zakup artykułów reklamowych .Sezon jesienno-zimowy w branży reklamowej jest najintensywniejszy, stąd odkładanie tak ważnych i strategicznych decyzji -zakupu kalendarzy  firmowych czy upominków świątecznych na ostatni moment jest równoznaczne z brakiem możliwości wykorzystania pełnego spektrum ofert, najczęściej musimy zakupić te pozycje ,które jeszcze są dostępne a nie te, które byłyby optymalne z naszego punktu widzenia, z niebezpieczeństwem niedotrzymania terminu realizacji przez dostawcę  oraz z ryzykiem błędów produkcyjnych. Optymalny termin składania   zamówień na kalendarze firmowe   i prezenty świąteczne to wrzesień, najpóźniej początek października – Joanna Warkocka BTL Forms Effective Advertising

Niewielu z nas ma nawyk myślenia o Bożym Narodzeniu w środku lata, dlatego rolą dobrej agencji jest przypominanie klientom o świętach odpowiednio wcześnie.Z realizacją zleceń na ostatnią chwilę, nie tylko w okresie przedświątecznym, boryka się cała branża reklamowa – firmy zajmujące się sprzedażą gadżetów, ale też drukarnie, czy agencje reklamowe itp. Powodem takiej sytuacji może być brak odpowiedniego planowania działań marketingowych przez Klientów. Niestety, bardzo często działania te są realizowane ad hoc, w miarę bieżących potrzeb. Szkoda, bo przecież dobre planowanie, przewidywanie, nie tylko pozwala uniknąć nerwowych sytuacji, ale przede wszystkim poprawia jakość i skuteczność podejmowanych działań. O upominkach świątecznych warto pomyśleć już pod koniec wakacji, kiedy wychodzą świąteczne edycje katalogów. Złożenie zamówienia w tym okresie daje gwarancję dotrzymania terminów produkcyjnych, a przede wszystkim dostępności produktów. Szczególnie typowo świąteczne gadżety pod koniec roku mogą być zwyczajnie wyprzedane, co mocno ogranicza możliwość wyboru najlepszych prezentów - Grzegorz Kempa dyrektor handlowy AdVeno

Zamawiając gadżety reklamowe warto zastanowić się z jakiego prezentu cieszylibyśmy się bardziej?    
Z kupionego na szybko, bez namysłu, czy też z takiego, który był przemyślany i zgodny z naszymi zainteresowaniami oraz potrzebami? Zadaniem gadżetu jest promować naszą ofertę. Nie uzyskamy jednak efektywnej promocji, jeśli dawany przez nas gadżet okaże się nietrafionym prezentem. Dlatego warto dać sobie, bądź firmie, której zlecamy dobór odpowiedniego gadżetu, więcej czasu. Dzięki temu zwiększamy swoje szanse na udaną promocję. Szczególnie, że istnieje wiele gadżetów, których produkcja ze względów technicznych jest czasochłonna. Co ważne, najczęściej są to produkty bardziej kreatywne, indywidualne, tworzone pod konkretny target. Indywidualna oferta zwiększa szansę powodzenia. Niestety, krótkie terminy realizacji najczęściej ją dyskwalifikują, a szkoda. Firmom sprzedającym gadżety również zależy, by oferować swoim klientom jak najbardziej kreatywne pomysły. A trzeba również pamiętać, że przy ich wyborze bardzo ważna jest cena. To cena decyduje o realizacji zamówienia. Często można zrealizować zamówienie taniej, ale przy wynegocjowaniu atrakcyjnych rabatów. Realizacja w krótkim okresie czasu rzadko kiedy daje taką możliwość. Klienci często nie zdają sobie nawet sprawy jak wiele mogliby zaoszczędzić, zlecając produkcje gadżetów z dużo większym wyprzedzeniem. Dłuższy termin realizacji procentuje również lepszym pomysłem na gadżet, atrakcyjniejszą ceną, a co za tym idzie, korzystniejszym efektem promocji dla klienta. Wiele firm doskonale zdaje sobie z tego sprawę, jednak pod natłokiem codziennych spraw zapomina o tym. Może warto zatem, chcąc np. zamówić nowy kalendarz na kolejny rok, już w tym obecnym wyraźnie zaznaczyć datę zamówienia kolejnego, by był jeszcze lepszy, ciekawszy i sprawił, że życzenia udanego nowego roku naprawdę się spełnią- Dorota Czechowska dyrektor generalny MDA Promotion

Koniec roku to okres Świąt ale także podsumowań finansowych. Okazuje się, że na koniec roku zbiera się budżet lub dotacje, które trzeba wykorzystać i często pojawia się pomysł zakupu gadżetów reklamowych. Ze względu na krótki okres realizacji - zapytania o gadżety są "na wczoraj", do tego często wymagania Klienta w stosunku do czasu jaki mamy na realizacje są dosyć wygórowane, czasem niemożliwe do osiągnięcia. My jako wykonawca robimy wszystko, żeby pozyskać i zadowolić Klienta, jednak często pojawiają się przeszkody na które nie mamy wpływu jak np. brak towaru u dostawców, za duże obłożenie produkcyjne co wiąże się z wydłużenie czasu realizacji. Zdarza się również, że Klient zwleka z podjęciem decyzji o zakupie, choć czasu i tak jest niewiele, a w między czasie produkt, który go interesował zostanie wyprzedany i cały proces zaczyna się od nowa .Nasza firma zajmuje się ceramiką i szkłem reklamowym - na wykonanie tego typu gadżetów składa się parę czynników produkcyjnych, które nie zawsze można przyśpieszyć. Klienci powinni być świadomi, że jeżeli decydują się na zakup na ostatnią chwilę - powinni mieć sprecyzowane wymagania, szczególnie jeżeli chodzi o grafikę, jej umiejscowienie, wymiar czy ilość kolorów - najlepiej jeżeli mają możliwość przy zapytaniu załączyć poglądowy projekt. Oczywiście jesteśmy po to żeby doradzić Klientowi ale dobrze jeżeli ma on przygotowany chociaż jakiś zarys pomysłu. To znacznie przyśpieszy cały proces, począwszy od przygotowania ofert -  Katarzyna Kijowska Specjalista ds.Obsługi Klienta P.P.H. "WAZA" s.c. Ewa Kijowska, Zenon Kijowski

Jako importer gadżetów reklamowych corocznie informujemy naszych klientów,  aby w celu  uzyskania  najlepszej ceny  produktów okazjonalnych typu święta, sylwester czy wydarzenia sportowe lub kulturowe zamówienia powinny być złożone co najmniej na 4 miesiące przed terminem dostawy.  W przeciwieństwie do wycieczek last minute cena produktów zamawianych na ostatnią chwilę może być tylko droższa. Począwszy od przymusowego wybrania szybszych środków transportu niż morski, zamówienie terminowych kurierów czy spedycje, zmienienie harmonogramu prac w drukarniach a czasami również zlecanie firmom zewnętrznym personalizacje produktu wszystko to znacząco wpływa na cenę ale również na komfort współpracy.
Jednak  tempo życia i wzrastające obowiązki na jedno miejsce pracy w firmach kooperacyjnych powodują, że coraz częściej zdarzają się zamówienia na "wczoraj" z którymi musimy radzić sobie jakby były złożone co najmniej na kwartał wcześniej- Patrick Chrabkowski właściciel Trober Polska

Bardzo trudna jest w szczególności realizacja zamówień związanych z importem artykułów reklamowych w okresie świątecznym. Często pojawiają się problemy logistyczne, gdyż w szczególności z Azji w tym czasie jest bardzo duża ilość zamówień. Utrudnione są odprawy celne, a paczki czekają na podjęcie przez kolejne samoloty. Do tego może dojść zator w odprawach celnych w Polsce i kłopot gotowy. Zawsze zwracamy uwagę Klientom, aby dużo szybciej podejmowali decyzje zakupowe i w szczególności w przypadku procedury importu nie zlecali realizacji zamówień „na styk” z terminem realizacji. Możemy oczywiście produkować smycze i PenDrive nawet w 24h, ale wtedy realizacje są możliwe tylko dzięki potencjałowi własnego parku maszynowego-
Piotr Zieliński właściciel GIFT STAR & Pro-USB

Okres przedświąteczny nierozerwalnie łączy się z zakupami. Zarówno w sferze prywatnej, jak i biznesowej. Myślimy o upominkach dla najbliższych, a firmy zastanawiają się, czym obdarować swoich pracowników i klientów. Jako importer upominków reklamowych wiemy, jak ważne jest przedstawienie oferty świątecznej, co najmniej na kilka miesięcy przed końcem roku. Axpol Trading, już w okresie letnim, wydaje katalog VOYAGER Special Edition z mnóstwem pomysłów na prezenty. Powszechnie wiadomo, że pośpiech jest złym doradcą. Wiele uwagi wymagają zwłaszcza zamówienia wielkonakładowe, przy których z góry zakładać trzeba więcej czasu na uzgodnienie wszystkich szczegółów, produkcję i transport. Poza tym, paradoksalnie, ten pośpiech jest wręcz „wrogiem szybkości”.Często zdarza się nam otrzymywać zamówienia, które byłyby zrealizowane ekspresowo, gdyby tylko zostały złożone wcześniej. Brak tzw. buforu na nieprzewidziane okoliczności, to kolejny punkt przemawiający przeciwko zleceniom last minute. Takich okoliczności może być nadspodziewanie dużo, bo koniec roku to również czas wzmożonej pracy dla firm kurierskich i często bardzo trudne warunki pogodowe. Standardowy czas wysyłki towaru z naszego magazynu wynosi 24-48h, ale w gorącym okresie przedświątecznym trzeba szczególnego wysiłku, aby wszystkie zamówienia zostały sfinalizowane w terminie. Agencje reklamowe powinny na każdym kroku uświadamiać swoim klientom wszystkie trudności, jakie wiążą się z zamówieniami składanymi na ostatnią chwilę, aby ich ustrzec przed rozczarowaniami. Zdajemy sobie sprawę z faktu, że wiele instytucji czeka do ostatniej chwili z wyborem upominków ze względu na okresy rozliczeniowe, prawie do końca roku nie mając pewności, co do budżetu, jaki będzie można przeznaczyć na ten cel. Także dla nich jednak ważna jest jak najwcześniejsza informacja na temat świątecznego asortymentu, aby w momencie uszczegółowienia możliwości finansowych mogły od razu skorzystać z już przygotowanych opcji-
Maciej Koliński Dyrektor Handlowy AXPOL Trading

Szanowne Panie, Szanowni Panowie, uroczyście ogłaszam, że pierwszego września bieżącego roku A.D. 2014/2015 rozpoczyna się sezon polowań klientów na agencje reklamowe i oferowane przez nie towary. W nagonce pomagają imprezy targowe road show-y , katalogi świąteczne, prezentacje i pokazy specjalne. Trwa wielkie poszukiwanie nowości, niepowtarzalności i blichtru. Arsenały są pełne bombek, hufców anielskich, oraz zastępów Św. Mikołajów. Oczywiście wszelkie próby skłonienia większości klientów, aby, jak co roku stanąć do zawodów pierwszego września spaliły na panewce, ale jak miło brać udział w igrzyskach. Marek Konrad w swoim spotach reklamowych zachęca do oszczędzania i, że jest dobrze a będzie jeszcze lepiej i ja mu wierzę. Wierzę również, że większości klientów wybierających artykuły reklamowe na koniec roku coraz wcześniej i coraz lepiej będzie planować swoje budżety, tak, aby w ich magazynach upominki znalazły się 1 grudnia a nie 23 jak to bywa jeszcze w wielu firmach. Jasne jest dla mnie również to, że znajdą się firmy, które swoje prezenty będą wybierać w połowie listopada i w początkach grudnia. Dopytując się o wzory, ilości, ceny, etc. Jakie jest ich zdziwienie, kiedy agencje nie są wstanie zrealizować takiego zlecenia. Warto uświadomić zamawiającym, że fabryki i magazyny nie są z gumy i w sezonie nie można tam wcisnąć przysłowiowej szpilki. Znam z autopsji przypadki gdzie prezenty rozdawano po nowym roku z napisem Christmas, i nie były to firmy z obszaru gdzie święta są obchodzone dwa tygodnie później, ale to już może ocierać się o politykę i nie być akceptowalne. Życzę Państwu Wesołych Świąt i zaplanowanego Nowego Roku! -
Zbigniew Grzeszczuk Ambasador marki Mid Ocean Brands Poland

Zamówienia a’la last minute na upominki świąteczne z czekolady to praktyka, z którą branża spotyka się rok rocznie. Zachęcamy do podejmowania tematu upominków świątecznych dla pracowników czy partnerów biznesowych wcześniej, niż bezpośrednio przed okresem świątecznym. Składanie zamówień w listopadzie czy grudniu to zdecydowanie za późno. Może okazać się, że produkty, którymi klient jest zainteresowany są już niedostępne, niemożliwe do wyprodukowania ze względu na zamknięcie linii produkcyjnej czekoladek bożonarodzeniowych. Czas realizacji zamówień w tym okresie jest również wydłużony. Klienci zazwyczaj odkładają zakup upominków do niemalże ostatniej chwili. Być może kierują się zasadą, że podjęcie tej decyzji na ostatni moment, pozwoli zaoszczędzić „cennego” czasu i złożyć zamówienie krótko przed świętami z nadzieją, że będzie szybciej i taniej. Jeśli chodzi o branżę czekoladową jest to błędny tok rozumowania. Tu nie sprawdza się, często stosowana w turystyce, zasada „last minute”. W branży upominków świątecznych, szczególnie jeśli chodzi o upominki z czekolady, najbardziej odpowiednim czasem do podjęcia tematu przygotowania upominków są już miesiące wakacyjne. Choć niektóre firmy w obliczu pięknej wakacyjnej, słonecznej pogody nie są skłonne i chętne do podejmowania tematu upominków na święta Bożego Narodzenia, zachęcamy we wrześniu do składania zapytań i wyboru tych niemalże najważniejszych prezentów w roku. Zdecydowanie chcąc uniknąć rozczarowania związanego z brakiem dostępności produktów, wydłużonym czasem realizacji zamówienia bezpośrednio przed świętami i zmienić coroczną praktykę jeszcze wielu firm, gorąco zachęcamy do podejmowania tematu wyboru i zamówienia bożonarodzeniowych upominków z pewnym wyprzedzeniem. Kierowanie się tą zasadą pozwoli uniknąć pośpiechu, rozczarowania w związku z brakiem wybranego prezentu i przypadkowego wyboru upominków, które pozostały w ofercie. Dajmy sobie wystarczający czas na przygotowanie zaskakujących świątecznych upominków, wyjątkowych czekoladowych niespodzianek, nie na ostatnią chwilę- Adam Urbaniak Kierownik ds. sprzedaży B2B MM Brown Polska Sp. z o.o. Sp.K.

Noworoczne upominki biznesowe, kalendarze i karnety świąteczne, w Polsce traktowane są jak pogotowie ratunkowe… „jutro idę na spotkanie i przygotujcie mi najdalej na 9.00 w naszym biurze …..”  i tutaj lista produktów. „Jak to nie ma kartek? Przecież za 3 dni Boże narodzenie, kiedy mam to wysłać?” Słysząc takie słowa, zastanawiam się, dlaczego nasze władze ustawodawcze po raz kolejny zmieniają daty Świat Bożego Narodzenia. W branży pracujemy już ponad 20 lat, ale nadal klient nie planuje swoich działań marketingowych i wydatków. W odróżnieniu np. do wakacji i produkcji własnej. Efekt – stres u nas i zbędne wydatki u klienta. Nie sprawdza się akcja przypominania o temacie odpowiednio wcześniej. Natomiast pokazuje się prawidłowość – nowe firmy, prowadzone przez młodych przedsiębiorców: planują wydatki i są partnerem do rozmów dot. planowanych realizacji. Również inaczej traktuję agencje. Najtrafniejsze określenie – jak partnera do rozmów. Szanują nas i nasz czas, są uprzejmi i dziękują za naszą wiedzę. Z ostatniej chwili – zaproponowaliśmy bardzo atrakcyjną cenę kalendarzy z naszej oferty produkcyjnej, na 2015, przy zamówieniach uzgodnionych do 31 lipca. Wyniki sondażu – od braku jakiejkolwiek reakcji na propozycję, do „radosnych” odpowiedzi w stylu „jest za gorąco, aby myśleć o zimie” i w grudniu tak obniżycie ceny, że kupie za 3.00 złote. Wnioski – zacznijmy szanować siebie i własna pracę- Iwona Dulińska właściciel KUNSZT

W ciągu roku myśl o prezentach świątecznych spychamy zwykle na dalszy plan. Jest to też cecha dużej liczby i naszych Klientów. O upominkach świątecznych warto pomyśleć wcześniej, wtedy klienci mają więcej czasu by wybrać odpowiednie gadżety i dopracować szczegóły znakowania, kolorystyki itp.  tak, by wybrany gadżet współgrał z wizerunkiem firmy a osoba obdarowana poczuła się wyjątkowo. Zmniejsza się również ryzyko, że coś pójdzie źle. Wydłuży się termin realizacji wynikający z dużej ilości zleceń “Last Minute“, zabraknie na stanie wybranego gadżetu itd. Co prawda, szczególnie w okresie świątecznym staramy się utrzymywać rezerwy magazynowe oraz zapasowe moce produkcyjne, jednak pomimo starań  nie zawsze jesteśmy w stanie prześcignąć czas. Nie warto odwlekać wyboru upominków reklamowych do ostatniej chwili. Ten przyjemny “obowiązek” warto rozpocząć już teraz. Unikniemy niepotrzebnych stresów i niemiłych niespodzianek. Zatem poczujmy magię świąt   Zbigniew Czulak - Prezes firmy Ritter-Pen Sp. z o.o.

W naszej firmie sezon związany z upominkami świątecznymi zaczyna się już we wrześniu i trwa do ostatnich dni przed świętami. Staramy się juz po wakacjach przypomnieć naszym klientom, że święta Bożego Narodzenia tradycyjnie wypadają w grudniu i warto wcześniej pomyśleć kogo i czym chcą obdarować . Jesteśmy zakładem produkcyjnym z krótkim okresem realizacji - około 2 tygodnie od daty zamówienia do daty wysyłki ,ale oczywiście pod koniec roku gdy zamówień jest więcej i są one też większe, ten termin ulega wydłużeniu nawet do 4 tygodni. Zachęcamy więc już dziś do zastanowienia się nad wyborem artykułów z naszej oferty ,tym bardziej ,że galanteria skórzana zawsze będzie miłym, trwałym, praktycznym i eleganckim upominkiem-
Renata Szynalska, Specjalista ds. sprzedaży Zakład Galanterii Skórzanej Stefania

Z zamówieniami last minute spotykamy się co roku. Spowodowane są one potrzebą „zużycia” budżetu, pośpiechem lub jego brakiem w odpowiednim momencie, często też zapotrzebowanie po prostu pojawia się w ostatniej chwili.Rynek gadżetów jest zróżnicowany pod względem technologii znakowania i ich dostępności. Są gadżety leżące ta stock’ach w Polsce i są gadżety, które trzeba sprowadzić z zza granicy. Są technologie zdobienia bardzo proste, jednoetapowe i są technologie złożone. Na przykład zaprojektowanie nowego kubka ceramicznego to wieloetapowy proces, składający się z projektowania, konsultacji z technologiem, doboru materiałów a na koniec wykonania odpowiedniej ilości form dla produktu. Jak widać nie jest możliwe przygotowanie tego w jeden dzień. Sytuacja z zamówieniami last minute jest nam znana i powtarza się co roku. Jesteśmy przygotowani na takie właśnie sytuacje, gromadzimy stany magazynowe i część materiałów a nasze zaplecze produkcyjne umożliwia wykonanie nadruków w krótkim czasie. Już od października nasi klienci mają do dyspozycji katalog grafik świątecznych oraz opakowań, do takich propozycji wystarczy dodać logo klienta i gotowe - czasami to właśnie stworzenie grafiki jest najbardziej czasochłonne. Zdarzało nam się wykonywać, w najbardziej gorącym okresie przedświątecznym, zamówienia nawet w 3 dni. Możliwość realizacji takich zamówień powoduje, że pod koniec roku notujemy obroty wyższe o około 200%. Odpowiednio wczesne zamówienie poprawia komfort współpracy i pozwala zaplanować produkcję a zamówienia last minute są trudne ale nie są niewykonalne - Łukasz Bujanowicz Manager Avant Fabryka Porcelitu

Większość specjalnych, świątecznych edycji katalogów z gadżetami reklamowymi jest dostępna dla rynku na przełomie sierpnia i września. Do klienta końcowego docierają maksymalnie 2 tygodnie później, skąd zatem tak licznie zakupy „last minute” ? Dlaczego każdego roku w październiku i listopadzie dostawcy wespół z agencjami przeżywają sceny iście dantejskie i oblegane są niczym mury Jerycha ? Główną przyczyną tej sytuacji jest przesunięcie fazowe branży gadżetów reklamowych. Od lat wszyscy z przymrużeniem oka traktują supermarkety, które zaczynają święta zaraz po 1 listopada, więc co można by powiedzieć o nas ?  Kiedy wszyscy żyją jeszcze wspomnieniami z wakacji, ewentualnie szykują dzieciom wyprawki do szkoły my oczekujemy aby w uszach im  dźwięczały słowa przeboju „Last Christmass” lub chociaż dzwonki mikołajowych sań. Ten fakt przesunięcia wzmacniany jest jeszcze przez dwa duże święta datowane na początek listopada – Wszystkich Świętych oraz Święto Niepodległości. Zwłaszcza to drugie jest doskonałą okazją dla działów marketingu na zorganizowanie chwytliwej akcji promocyjnej. W czasach narastających nastrojów patriotycznych i coraz większego przywiązania do odpowiedzialności społecznej biznesu „ stawianie na Polskę” zyskuje kluczowe znaczenie, a czy może być bardziej polski dzień niż 11 listopada – rocznica odzyskania niepodległości ? Wszystko to razem powoduje, iż większość świątecznych artykułów promocyjnych zamawianych jest dopiero na przełomie października i listopada, po zakończeniu przygotowań do  wcześniejszych wydarzeń.Drugą przyczyną jest niedocenianie siły marketingowej artykułów promocyjnych. Podczas gdy świat, na gadżetach opiera liczne kampanie i eventy, w Polsce są one nadal marginalizowane jako samodzielna forma promocji. Na rynku polskim artykuły promocyjne stanowią raczej uzupełnienie kampanii reklamowej niż jej główny nośnik. Oznacza to, że kwestie organizacyjne z nimi związane przesuwane są na dalszy plan, do czasu dokładnego zaplanowania głównej formy promocji. Dlatego też, nawet dla kampanii planowanych z odpowiednim wyprzedzeniem gadżety zamawiane są w ostatniej chwili. Trzecia przyczyna jest dość prozaiczna, ale niezwykle istotna, dodatkowo nie ma łatwego sposobu na poradzenie sobie z nią. W naturze człowieka, a zwłaszcza przeciętnego Polaka, leży odkładanie wszystkiego na ostatnią chwilę. Czy jest to pastowanie butów przed świąteczną kolacją czy zamawianie upominków dla klientów. Lubimy wiedzieć, że mamy jeszcze mnóstwo czasu, a jeżeli w poprzednich latach udało się zamówić 1 grudnia, a 6 grudnia dzieci w sieci naszych sklepów już cieszyły się świątecznymi paczkami, to czemu mielibyśmy zamawiać wcześniej ? Wobec tak przedstawionej sytuacji, rozwiązania problemów nasuwają się same. Po pierwsze jest to zwiększanie świadomości rynku co do zalet artykułów reklamowych. Uczynienie z nich głównego nośnika przekazu podczas kampanii spowoduje automatyczne zwiększenie nacisku na uwzględnieniu ich w planach marketingowych i zarezerwowanie odpowiedniego czasu na przygotowanie artykułów do nadchodzącej kampanii. Warto przy okazji kreowania roli gadżetu skupić się także na technicznej stronie takiego przedsięwzięcia. Sam fakt zobrazowania klientowi jak długą i daleką drogę musi przejść artykuł zanim z polimerowej masy stanie się ekskluzywnym parasolem czy długopisem z imiennym grawerem może mieć zbawienny skutek dla całej branży.  Warto też podkreślać liczne zalety wcześniejszego zamawiania artykułów świątecznych. Najważniejszym czynnikiem jest ich dostępność. Artykuły takie zamawiane są w ograniczonych ilościach i bywa, że wykupione zostaną na pniu. Wcześniejsze zaplanowanie i zamówienie wybranych artykułów gwarantuje powodzenie planowanej kampanii. Warto też zaznaczyć, iż planowanie pozwala też osiągnąć maksymalną jakość, poczynając od możliwości obejrzenia produktu, poprzez wykonanie próbnego nadruku, aż po ewentualne korekty w przypadku jakichś nieścisłości. Wszystkie te zabiegi wymagają czasu, zamawiając „na już” sami pozbawiamy się możliwości kontroli nad realizacją zamówienia. Rzetelność i profesjonalizm dostawców oraz agencji są niepodważalne, ale nic nie zastąpi wkładu i oceny osoby, która artykuł zamawia -
Grzegorz Zuber Inspirion Polska

Rzeczywiście, zakupy upominków reklamowych w ostatnich miesiącach roku kalendarzowego charakteryzują się dosyć dużą intensywnością, a ich kumulacja następuje w ostatnich tygodniach roku, szczególnie w okresie przed świątecznym. W branży upominków reklamowych można wyróżnić dwa okresy kiedy występują wzmożone zakupy przez firmy. Pierwszy z nich to okres wiosenny, trwający aż do wakacji z łagodnym spadkiem, a drugi tzw. „końca roku” są to ostanie trzy miesiące roku. Ten drugi okres ma wyraźną granicę, którą są Święta Bożonarodzeniowe. Moim zdaniem jedną z przyczyn zakupów „last minute” jest właśnie ten efekt końca roku i „zamykanie budżetów marketingowych” w wielu firmach. Na pewno zarządzającymi budżetami na tego typu zakupy mają klarowną informację jakimi możliwościami finansowymi dysponują pod koniec listopada czy w grudniu niż w miesiącach wcześniejszych jak wrzesień czy październik. Wtedy są też bardziej skłonni na wydatki. Wyczerpanie budżetu na koniec roku daje szansę na przyszłoroczny w podobnej lub większej wysokości (ma to znaczenie np. w firmach korzystających z państwowych lub programowych pieniędzy).Inna przyczyną zakupów „last minute” to zazwyczaj zła organizacja działów marketingu w firmach. O ile w wielu (zazwyczaj w większych) firmach lub korporacjach do tych celów są oddelegowane osoby, które realizują przez cały rok ściśle wytyczne założonych planów i budżetów składają zamówienia z wystarczającym wyprzedzeniem to w zdecydowanej większości firm, które zakupy upominków reklamowych robią sporadycznie, np. na targi, event lub na święta bardzo często robią to w ostatniej chwili. Zazwyczaj realizują to osoby, które przez cały rok wykonują w firmie zupełnie inne zadania. Często są to osoby pełniące funkcje w sekretariatach lub asystenckie. Poza rotacją personalną, takie osoby często nie mają świadomości jak funkcjonuje branża BTL w ostatnich miesiącach roku, a także ich decyzyjność zakupowa jest na nie wielkim poziomie. Pomysły na zakupy gadżetów i upominków powstają na ostatnich spotkaniach firmowych w roku lub kilka dni przed świętami. Wydaje mi się, że szczególnie w takich firmach będzie bardzo trudno zmienić takie podejście do zakupów upominków. Jednak nieustanne budowanie świadomości wśród swoich klientów i wcześniejsze informowanie o możliwych problemach (brakach towarów, czasach realizacji, czy kolejkach w drukarniach) przy realizacjach na koniec roku to klucz do poprawy tego zjawiska. Takie informacje można przekazywać klientom czy to podczas spotkań, czy to przez informacje mailowe. Sukcesywne działania w tym kierunku pozwolą „uczulić” klienta i zainteresować go zakupami wcześniej niż w czasie kiedy jest już za późno na realizację, a miejsca paletowe w magazynach dostawców świecą pustkami - Rafał Gromelski właściciel GHIMEL.

Polska Izba Artykułów Promocyjnych jest organizacją zrzeszającą przedsiębiorców z branży artykułów promocyjnych. Ma ona na celu reprezentowanie i dbanie o interesy tych firm. Jest organizacją konsolidującą branżę, partnerem do rozmów z decydentami kształtującymi zewnętrzne warunki funkcjonowania, organizatorami targów i mediów. Izba jest partnerem do kontaktów z podobnymi stowarzyszeniami z innych krajów. Obecnie PIAP wraz z Członkami Założycielami liczy 140 firm Członkowskich. Liczba ta rośnie w ostatnich miesiącach w związku z aktywizacją działań marketingowo-promocyjnych Izby.

Więcej informacji o Izbie na stronie: www.piap-org.pl

Kontakt dla mediów:
Katarzyna Wojniak, biuro@piap-org.pl | tel. 791 354 426