Akademia Profesjonalnej Asystentki/Sekretarki, czyli Super Menadżer Biura

AVENHANSEN Sp. z o.o. Zapraszamy na naszą stronę internetową:http://www.szkolenia.avenhansen.pl/ Akademia Profesjonalnej Asystentki/Sekretarki, czyli Super Menadżer Biura>>> Akademia Profesjonalnej Asystentki / Sekretarki to 7 dni profesjonalnych warsztatów z wiedzy i umiejętności zarządzania biurem. Prowadzone przez 6 specjalistów, którzy podzielą się swoją wieloletnią, szeroką wiedzą zgodną z tematyką swoich modułów szkoleniowych. Niemożliwe jest, aby jedna osoba była fachowcem od wszystkiego, dlatego duży zespół naszych specjalistów jest gwarancją szczegółowej wiedzy. Nauczymy wszystkie Panie (i Panów) jak sprawnie prowadzić sekretariat, efektywnie zarządzać czasem własnym i szefa, korespondencją, telefonami, jak zorganizować i poprowadzić spotkania, jak się dobrze zaprezentować.Gwarantujemy, że ukończenie naszej Akademii sprawi, że Państwa firma będzie się mogła pochwalić Super Menedżerem Biura, które będzie godną wizytówką firmy. Terminy: MODUŁ I    - 15.04.2013 r. MODUŁ II   - 29.04.2013 r. MODUŁ III  - 13.052013 r. MODUŁ IV  - 03.06.2013 r. MODUŁ V   - 10.06.2013 r. MODUŁ VI  - 24.06.2013 r. MODUŁ VII - OPCJA DODATKOWA - 08.07.2013 r. (CENA: 600 PLN)(MODUŁ VII jest organizowany w przypadku zebrania się grupy minimum 5-osobowej) MODUŁ I "Zarządzanie sekretariatem czyli jak stworzyć dobrze funkcjonujące biuro"   Moduł prowadzi: Izabela Krzyszycha     Cele szkolenia: Celem szkolenia jest zapoznanie z technikami zarządzania sekretariatem.     Korzyści dla uczestników: Poznanie technik skutecznej organizacji biura Uświadomienie znaczenia obowiązków sekretarskich dla sprawnego funkcjonowania firmy Możliwość omówienia swoich metod pracy z profesjonalistą     Metody pracy, które zastosujemy podczas szkolenia: W celu jak najlepszego przekazania uczestnikom wiedzy, przez cały czas trwania zajęć stosowana będzie forma interaktywnych warsztatów w oparciu o wykłady i dyskusje, burzę mózgów. Wszystkie wprowadzane zagadnienia będą nie tylko omawiane, ale również ćwiczone praktycznie - indywidualnie i grupowo.     PROGRAM SZKOLENIA: Rola asystentki / sekretarki w zarządzaniu firmą. podział i omówienie obowiązków pracowników biurowych Organizacja pracy sekretariatu - obowiązki administracyjno – biurowe sekretarek / asystentek. Skuteczne zarządzanie korespondencją przychodzącą w firmie: prezentacja istniejących systemów organizacji korespondencji przychodzącej instrukcja kancelaryjna – jaki stworzyć jednolity system zarządzania dokumentacją przychodzącą w firmie metody ewidencjonowania, znakowania i dekretacji korespondencji Tworzenie korespondencji wychodzącej: podział tworzonych pism ze względu na ich zawartość i charakter graficzne zasady tworzenia dokumentów firmowych merytoryczne zasady tworzenia dokumentów z uwzględnieniem specyfiki firmy, treści i przeznaczenia dokumentu zasady ewidencjonowania korespondencji wychodzącej Zarządzanie dokumentacją firmową: zasady archiwizacji dokumentów w firmie, wymogi prawne związane z czasem przechowywania dokumentacji kadrowej i finansowej Organizacja sekretariatu: zagadnienia związane z efektywnym planowaniem, organizowaniem oraz wykorzystaniem czasu pracy, organizacja czasu pracy szefa (kalendarz spotkań, harmonogram zajęć, hierarchia zadań, pojęcie "złodzieje czasu") Savoir-vivre w pracy Asystentki/Sekretarki kształtowanie dobrego wrażenia o firmie poprzez sposób przyjmowania gości oraz organizację profesjonalnych spotkań biznesowych - zasady doboru pomieszczeń, menu, formy przyjęcia itd. w zależności od charakteru uroczystości, rangi gości i okazji     MODUŁ II "Autoprezentacja czyli jak zrobić dobre wrażenie"   Moduł prowadzi: Aleksandra Chrapko     Cele szkolenia:   Celem szkolenia jest praktyczne ćwiczenie umiejętności autoprezentacji, komunikacji interpersonalnej i ogólnych umiejętności społecznych, niezbędnych w życiu zawodowym i prywatnym. Podczas szkolenia będą poruszane zagadnienia związane z budowaniem wizerunku, komunikacją z ludźmi, sztuką argumentowania, asertywnością, postawami międzyludzkimi.     Korzyści dla uczestników:   Po szkoleniu uczestnicy będą w stanie: Skutecznie komunikować się (werbalnie i niewerbalnie) Umiejętnie kontrolować autoprezentację Zbudować profesjonalny wizerunek swojej osoby i odpowiednie relacje z rozmówcami Przekonać innych do własnego zdania i skutecznie argumentować Asertywnie bronić swojego zdania i swoich praw a także przyjmować uzasadnioną krytykę Konstruktywnie udzielać informacji zwrotnej     Metody pracy, które zastosujemy podczas szkolenia: dyskusje studium przypadku ćwiczenia indywidualne i grupowe kwestionariusze i testy zachowań odgrywanie scenek/ról gry symulacyjne burze mózgów     PROGRAM SZKOLENIA: Skuteczne autoprezentacje: Podstawy autoprezentacji – co to jest? Pierwsze wrażenie – co ma wpływ na pierwszą ocenę mojej osoby Nawiązanie i budowa relacji z drugą osoba podczas rozmowy Kreowanie i wzmacnianie własnego wizerunku profesjonalisty Co mówi Twoja postawa? Co inni mogą wyczytać z twojego zachowania? Czy płeć ma znaczenie? Jakie masz poczucie własnej wartości? Monitorowanie reakcji słuchacza Podstawowe zasady komunikacji Koło komunikacji i najważniejsze elementy decydujące o zrozumieniu przekazywanego komunikatu Intonacja – jeden z kluczowych czynników wywierania wpływu Lejek komunikacyjny – od tego co mówimy d tego co odbiorca zapamiętuje Przekazywanie informacji zwrotnej Inteligencja emocjonalna – dlaczego ma znaczenie i jak ja rozwijać Komunikacja werbalna i niewerbalna Słuchanie – jeden z najważniejszych elementów komunikacji Mowa ciała – niewerbalny przekaz informacji Wygląd zewnętrzny Język ciała Rekwizyty Parafraza – sztuka powtórzeń i hamowania emocji Asertywność Mapa asertywności – diagnoza obszarów wymagających dalszego rozwoju umiejętności asertywnych Podstawowe zasady i prawa asertywności Praktyczne ćwiczenie radzenia sobie w trudnych sytuacjach i odpowiadania postawą asertywną Obrona swoich praw i radzenie sobie z odmową Asertywna reakcja na uzasadnioną i nieuzasadnioną krytykę Sztuka argumentowania i perswazji Rozpoznawanie i obrona przed manipulacją Sztuka argumentowania i wywierania wpływu Teoria dwóch mózgów – umiejętność dobru argumentacji Przekonywanie innych do swoich racji MODUŁ III "Prawo w pigułce dla Asystentek/Sekretarek czyli jak uchronić firmę przed kłopotami"   Moduł prowadzi: Marta Małasiewicz     Cele szkolenia: Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników szkolenia z przepisami prawnymi dotyczącymi spraw, które wiążą się z decyzjami podejmowanymi w Sekretariacie. Pokazanie jak należy, a jak nie należy działać, aby być w zgodzie z prawem i aby nie narazić firmy, w której się pracuje na kłopoty.     Korzyści dla uczestników: Zapoznanie się z przepisami prawnymi dotyczącymi spraw, które wiążą się z decyzjami podejmowanymi w Sekretariacie. Pokazanie jak należy a jak nie należy działać, aby być w zgodzie z prawem i aby nie narazić firmy, w której się pracuje na kłopoty.     Metody pracy, które zastosujemy podczas szkolenia: Całe szkolenie zaplanowane jest w sposób aktywizujący uczestników. Wprowadzane zagadnienia będą również ćwiczone w formie praktycznych zajęć, aby Uczestnicy mogli zastosować je w swojej pracy zawodowej. W trakcie modułu prawnego oprócz wykładu, nastąpi prezentacja kazusów oraz ich wspólne rozwiązanie, analiza wzorów dokumentów.     PROGRAM SZKOLENIA: Praktyczne aspekty prawa w życiu codziennym i w pracy, czemu służą regulacje prawne i jakie są skutki nieznajomości bądź wadliwego użycia przepisów prawa: obszary aktywności zawodowej oraz osobistej człowieka i wpływ prawa na ich charakter oraz jakość; jak znajomość prawa może pomóc (przykłady), a jego nieznajomość zaszkodzić (przykłady); czy trzeba być prawnikiem żeby znać prawo? Jakie są źródła informacji prawnej? Czynność prawna – istota instytucji. zdolność prawna, a zdolność do czynności prawnych – definicje; ograniczenia zdolności do czynności prawnych i praktyczne konsekwencje ich przekroczenia; sposób wyrażenia czynności prawnej (tzw. formy czynności prawnej); upoważnienie innych osób do działania w naszym imieniu (pełnomocnik, przedstawiciel, osoba czynna w lokalu przedsiębiorstwa). Wady oświadczenia woli Oświadczenie złożone pod wpływem błędu, groźby lub dla pozoru i inne wady oświadczeń woli. Konsekwencje złożenia oraz przyjęcia oświadczenia woli obarczonego wadą, możliwość konwalidacji. Rodzaje oświadczeń woli: jednostronne oświadczenia woli– rodzaje, cechy charakterystyczne; dwustronne i wielostronne oświadczenia woli (umowy nazwane i nienazwane) – najważniejsze rodzaje, sposoby zawierania umów (oferta, negocjacje); uchwały jako przykład oświadczeń woli składanych kolegialnie. Dobra osobiste człowieka na przykładzie tajemnicy korespondencji: definicja dóbr osobistych i ich rodzaje, zakres przedmiotowy i podmiotowy tajemnicy korespondencji. konsekwencje prawne naruszenia dóbr osobistych oraz sposoby usunięcia skutków naruszeń i zaprzestania naruszeń w przyszłości. Prawo w pracy – obowiązek zachowania poufności informacji niejawnych oraz obowiązek powstrzymania się od podejmowania działalności konkurencyjnej: źródło i zakres obowiązku zachowania poufności informacji niejawnych (tzw. NDA) oraz zakazu konkurencji; praktyczne aspekty treści i formy umów NDA i umowy o zakazie konkurencji; najważniejsze aspekty zwalczania nieuczciwej konkurencji. Odpowiedzialność pracowników: odpowiedzialność porządkowa pracowników, odpowiedzialność materialna pracowników, odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną pracodawcy; odpowiedzialność za mienie powierzone. Panel dyskusyjny.     MODUŁ IV "Automotywacja i praca z emocjami"   Moduł prowadzi: Aleksandra Chrapko     Cele szkolenia: Celem szkolenia jest zwiększenie wiary w możliwość osiągania wyznaczonych celów i ćwiczenie umiejętności budowania własnej motywacji tak, by przygotowywała do pojawiających się zmian. Dodatkowo poruszone będą zagadnienia dotyczące radzenia sobie ze stresem, który na stanowiskach asystenckich niejednokrotnie się pojawia. Szkolenia przygotowane zostało w formie warsztatów aktywizujących uczestników, dzięki czemu będą oni mieli szansę praktycznego ćwiczenia zdobytej wiedzy.   Korzyści dla uczestników: Po zakończeniu szkolenia uczestnicy będą w stanie: Przedstawić teorie motywacji i praktyczne jej zastosowania. Określić własny system wartości, przeanalizować własne zachowania i pokazać ich wpływ na pojawiające się zmiany w życiu zawodowym i prywatnym. Zastosować techniki chroniące przed wypaleniem zawodowym. Wyznaczyć cele do realizacji zgodnie z zasadą SMART. Określić przyczyny, dla których nie podejmują pewnych działań. Stosować zasady organizacji pracy własnej. Przedstawić i zastosować techniki redukujące stres. Zdiagnozować fazę stresu. Określić własne zachowania w sytuacji stresującej. Radzić sobie w sytuacjach stresujących. Skutecznie przeanalizować sytuację, w której się znaleźli i zminimalizować własny stres.     Metody pracy, które zastosujemy podczas szkolenia: Interaktywne mini-wykłady Gry i symulacje Studium przypadków Ćwiczenia indywidualne i grupowe Dyskusje problemowe PROGRAM SZKOLENIA: Automotywacja Automotywacja a gotowość do zmian. Budowanie i utrzymanie pozytywnego stanu emocjonalnego oraz zaangażowania w pracę. Jaki wpływ na automotywację ma temperament? Teoria motywacji – źródła, potrzeby, mechanizmy. Rutyna w pracy – przyczyny i zagrożenia wypalenia zawodowego na stanowiskach asystenckich. Analiza mocnych i słabych stron swojej osobowości. System przekonań i wartości – odkrywanie dominujących i ograniczających przekonań. Nawyki - jako przeszkoda lub pomoc w optymalnym funkcjonowaniu (demaskowanie nawyków, które przeszkadzają w skutecznym działaniu). Analiza własnego stylu myślenia – teoria dwóch mózgów. Motywacja dążenia i motywacja unikania. Wyznaczanie i realizacja celów Motywacyjna rola celów i planów życiowych oraz zawodowych. Myślenie ukierunkowane na cel – metoda SMART. Jak wykorzystać fakt osiągnięcia celu? Prokrastynacja (zwlekanie z działaniem) – powody występowania i sposoby przezwyciężania jej. Planowanie – budowanie planów działań w oparciu o wymierne cele osobiste i zawodowe. Stres Co to jest stres? - natura stresu Funkcjonowanie w sytuacji stresowej. Fazy stresu. Źródła stresu i ich wpływ na nas samych. Różnorodna reakcja na stres i objawy (skąd wiem, że to jest stres). Kto najbardziej narażony jest na stres (analiza osobowości, zachowań, zawodu)? Wpływ usposobienia i wewnętrznej motywacji na radzenie sobie ze stresem. Dlaczego inni mnie stresują? Analiza zachowań i indywidualnych wzorców myślenia. Stres a trema – kiedy trema staje się niebezpieczna? Sytuacje stresowe: konflikt presja osiągnięć niestabilność finansowa czas ambicje Diagnoza własnych sytuacji, które wywołują stres. Techniki zmniejszające uczucie stresu, techniki relaksacyjne i wizualne: techniki relaksacyjne techniki umysłowe ćwiczenia ruchowe Feedback – twórcza analiza niepowodzeń.     MODUŁ V "Wizaż i stylizacja czyli profesjonalny wizerunek wizytówką firmy"   Moduł prowadzi: Alicja Sobolewska     Cele szkolania: Szkolenia mają na celu udoskonalenie wizerunku firmy poprzez profesjonalny wygląd jej pracowników. Jest to nowa oferta na polskim rynku mająca na celu budowanie spójnego i wiarygodnego wizerunku biznesowego pracowników, którzy reprezentują firmę. W wielu przypadkach asystentka czy sekretarka to pierwsza osoba z którą kontaktuje się nasz klient i jego pierwsze wrażenia profesjonalizmu w naszej firmie. Jest to jeden z nowatorskich pomysłów a my oferujemy Państwu specjalistyczne konsultacje i szkolenie.     Korzyści dla uczestników: Dzięki udziałowi w tym szkoleniu: Dowiemy się jak bardzo wygląd wpływa na otoczenie. Jak my naszą aparycją oddziałujemy na innych. Co możemy zyskać dzięki profesjonalnemu doborowi stroju. Jak możemy ocenić naszego rozmówcę po jego outlooku. W jakich kolorach prezentujemy się najlepiej. Rozumienia barw i ich wpływu na innych. Jakich fasonów musimy szukać, aby sylwetka wyglądała korzystnie. Dress Code’u. Do czego służą poszczególne kosmetyki kolorowe. Kolejności aplikowania kolorówki a wytrzymałość makijażu. Praktycznego zastosowania kosmetyków z kufra wizażysty. Poczujemy satysfakcję z własnego wyglądu. Metody pracy, które zastosujemy podczas szkolenia: Dyskusja na temat ubioru Rozmowy o trendach Mini konkursy z nagrodami Test wiedzy o profesjonalnym wyglądzie Materiały szkoleniowe w formie papierowej Indywidualne podejście do każdej osoby (sylwetka, analiza kolorystyczna) Udostępnione kosmetyki profesjonalne do użycia przez kursantki     PROGRAM SZKOLENIA: STYLIZACJA: stylizacja ubioru, dobór stroju do danego typu sylwetki, urody i charakteru osoby, analiza sylwetki, analiza kolorystyczna, dobór stroju, dodatków oraz makijażu do okazji, WIZAŻ podstawy kosmetologii (przygotowanie twarzy do makijażu, kształt brwi) przeznaczenie kosmetyków kolorowych i ich zastosowanie pokaz makijażu dziennego z jednoczesnym objaśnianiem stosowanych kosmetyków praktyka samodzielna makijażu naturalnego, dziennego – udostępnienie kosmetyków z kufra wizażysty, konsultacje i poprawki specjalistyczne     MODUŁ VI "Telefon Twój przyjaciel czyli dobra komunikacja telefoniczna w nowoczesnej firmie"   Moduł prowadzi: Krzysztof Mika     Cele szkolenia: Celem szkolenia jest budowanie wizerunku firmy poprzez profesjonalną obsługę klienta przez telefon oraz ćwiczenie asertywnej postawy asystentki/sekretarki, która zaoszczędzi szefowi wiele czasu i jednocześnie ułatwi potencjalnym klientom kontakt z firmą.   Korzyści dla uczestników: Uczestnicy nabędą umiejętność prowadzenia telefonicznej rozmowy z klientem z zachowaniem etapów rozmowy. Poznają zasady budowania wizerunku firmy przez telefon oraz techniki asertywnej odmowy. Będą mogli usłyszeć swój głos i skorygować popełniane błędy.     Metody pracy, które zastosujemy podczas szkolenia:   prezentacje, dyskusje moderowane, przykłady demonstracji, praca w parach, scenki dialogowe, nagrania audio.   PROGRAM SZKOLENIA: Firma to TY – zasady budowania wizerunku przez telefon. Etapy rozmowy telefonicznej z klientem. Umiejętne i uprzejme powitanie klienta przez telefon (ćwiczenie praktyczne z wykorzystaniem techniki audio – świadomość swego głosu w powitaniu jest bardzo ważnym elementem w budowaniu wizerunku). Jakość głosu w rozmowach przez telefon (dykcja, tempo, siła, wysokość, rytm i "uśmiech"). Techniki weryfikacji i analizy potrzeb klienta i przekazywanie właściwych informacji: Narzędzia komunikacji werbalnej Werbalizowanie intencji Umiejętność słuchania Dostrajanie się Komunikowanie Zakazane zwroty w rozmowach z klientami. Rozmowa z poirytowanym klientem i asertywna odmowa. Umiejętne kończenie rozmowy.     MODUŁ VII - OPCJA DODATKOWA "Komunikacja biznesowa po angielsku"   Moduł prowadzi: Marcin Rzucidło     Cele szkolania: Celem szkolenia jest przedstawienie i przećwiczenie zasad komunikacji biznesowej prowadzonej w języku angielskim Rozumieć i być rozumianym to podstawowe zasady kontaktów biznesowych. W przypadku kontaktu z partnerami biznesowymi, czy też współpracownikami operującymi językiem obcym, umiejętność ich zrozumienia oraz odpowiedniego doboru słów i zwrotów jest jeszcze bardziej kluczowa. Warsztat "Komunikacja biznesowa po angielsku" oferuje uczestnikom wiedzę i możliwość praktycznego zastosowania zasad konstruowania komunikacji biznesowej po angielsku – zarówno pisemnej, jak i ustnej. Jednocześnie praktyczne ćwiczenia pozwalają przećwiczyć poznane zasady, zwroty i słownictwo w kontekście korespondencji i rozmów imitujących prawdziwe środowisko biznesowe Korzyści dla uczestników: Umiejętność sprawnego stosowania zasady komunikacji pisemnej i mówionej w języku angielskim. Umiejętność pisania poprawnych, rzeczowych i skutecznych listów biznesowych, maili, ogłoszeń oraz innych pism w języku angielskim. Umiejętność używania odpowiednich słów i wyrażeń angielskich przy prowadzeniu różnego typu rozmów biznesowych w tym języku. Wzbogacenie słownictwa i zasobu zwrotów angielskich używanych w kontekście biznesowym oraz codziennym. Metody pracy, które zastosujemy podczas warsztatu: Warsztat jest prowadzony w języku angielskim Prezentacja zasad wraz z przykładami użycia Dyskusje angażujące uczestników Ćwiczenia w używaniu poznanych zasad Scenki pozwalające przećwiczyć przyswojony materiał PROGRAM SZKOLENIA: Szczegółowy program oraz jego zawartość zostaną doprecyzowane na podstawie wywiadów z uczestnikami oraz dopasowane do specyfiki ich zakresu pracy. Będzie to dotyczyło w szczególności przeprowadzonych ćwiczeń, które będą miały za zadanie oddanie specyfiki branży i pracy uczestników warsztatu. Angielski – biznesowy język pisany Zasady angielskiego biznesowego języka pisanego Na tym etapie uczestnicy poznają zasady konstruowania biznesowych tekstów angielskich tak, by były one: poprawne, rzeczowe oraz skuteczne w komunikacji. Zagadnienia obejmować będą min.: specyficzne słownictwo i zwroty używane w angielskim biznesowym języku pisanym, zasady stosowania pewnych reguł gramatycznych charakterystycznych dla języka pisanego oraz reguł savoir vivre, tak bardzo ważnych w pisanej biznesowej korespondencji w języku angielskim. Wszystkie przedstawiane zasady będą bogato ilustrowane przykładami. Uczestnicy będą angażowani w bieżące tworzenie przykładów zdań i tekstów ilustrujących omawiane zasady. Zasady konstruowania korespondencji biznesowej w języku angielskim Uczestnicy poznają zasady tworzenia form pisanych w języku angielskim oraz będą mieli okazję na bieżąco tworzyć poszczególne teksty w celu przećwiczenia poznawanych zasad. W tej części zostaną przekazane zasady tworzenia takich tekstów biznesowych jak: listy biznesowe, listy ofertowe, e-maile i inne. Ćwiczenia i analiza dotyczące poprawnego konstruowania tekstów w angielskim biznesowym języku pisanymUsystematyzowana część praktyczna mająca na celu przećwiczenie komplementarnej wiedzy na temat korespondencji biznesowej w języku angielskim. Uczestnicy – na podstawie otrzymanych informacji – będą mieli samodzielnie dobrać i skonstruować korespondencję biznesową w języku angielskim odnoszącą się do przedstawionych im kwestii. Angielski – biznesowy język mówiony Zasady angielskiego biznesowego języka mówionego Uczestnicy poznają zasady stosowane przy używaniu angielskiego języka mówionego w rozmowach biznesowych tak, aby ich komunikacja była: poprawna, zrozumiała i skuteczna. Poruszane zagadnienia będą min. obejmować: różnice między językiem pisanym a mówionym, dobór odpowiedniego słownictwa i konstrukcji gramatycznych, czy też używanie zwrotów idiomatycznych. Wszystkie zasady będą ilustrowane przykładami, jak również uczestnicy będą angażowani na bieżąco w przytaczanie i tworzenie przykładów dla poruszanych kwestii. Zasady komunikacji mówionej w języku angielskim w kontekście sytuacji biznesowych Na tym etapie uczestnicy poznają skuteczne metody komunikacji w języku angielskim podczas różnych sytuacji biznesowych, takich, jak: bezpośrednie spotkania i rozmowy z klientem, rozmowy telefoniczne, prezentacje, dyskusje i spotkania grupowe oraz negocjacje. Ćwiczenia i analiza angielskiego biznesowego języka mówionego w kontekście Cześć praktyczna pozwalająca zebrać poznaną wiedzę i przećwiczyć umiejętność jej wykorzystywania w scenkach imitujących różnego rodzaju spotkania i kontakty biznesowe. Uczestnicy będą w stanie przećwiczyć poznane elementy komunikacji w języku angielskim, jak również na bieżąco otrzymają informację zwrotną na temat przeprowadzonych rozmów. SZKOLENIA