Efektywność 360 z MS Outlook

Altkom Akademia EFEKTYWNOŚĆ 360 Z MS OUTLOOKSetki maili zgromadzonych w czasie, gdy byliśmy na ważnym spotkaniu? Plany na kolejny dzień przygotowane późnym popołudniem zdezaktualizowane wczesnym rankiem następnego dnia? Zgromadzenie kilku osób w jednym miejscu jednego dnia graniczące z cudem? Linia produkcyjna działająca za wolno? Zawrotna prędkość, która wzrasta? Jeśli te i wiele innych podobnych sytuacji staje się normą w Państwa życiu zawodowym, udział w programie Efektywność 360 to strzał w 10 . Rzeczywistość biznesowa wymaga od menedżerów i pracowników, aby stawali się coraz bardziej wielokierunkowi, wielozadaniowi, symultaniczni, mieli coraz wyższy wskaźnik przerzutności uwagi i raz po raz przekraczali granice swoich możliwości. Szybciej, więcej, dalej, lepiej – oto aktualne hasła współczesnego biura. Efektywność 360 dostarcza wiedzy i rozwiązań pomagających przekraczać granice niemożliwego. Cel projektu szkoleniowego:• Zanalizować przydatność klasycznych metod i narzędzi wspierających planowanie i zarządzanie działaniami w nowej rzeczywistości biznesowej.• Zapoznać z różnorodnością ludzkich preferencji w zakresie pojmowania i doświadczania czasu.• Nauczyć metod wyznaczania celów, wyznaczania priorytetów, tworzenia planów i ich realizacji.• Zapoznać z nowoczesnym podejściem do planowania i zarządzania sobą w czasie.• Nauczyć metod skutecznego zarządzania informacją.• Nauczyć zasad tworzenia informacji w parametrach zwiększających jej oddziaływanie.• Umożliwić stworzenie indywidualnych planów efektywności osobistej.Zawartość merytoryczna programu - Efektywność 3601. Planowanie, czyli o tym co chcę wdrożyć w życie• Identyfikacja sytuacji, kiedy nie można planować?• Zasady efektywnego planowania - co, kiedy i jak planować?2. Typy planów• Jaką rolę odgrywa perspektywa czasu w planowaniu.• Różne podejścia do czasu – czas linearny, czas w kole, czas "z gumy", czas "w harmonogramie".• Zasada "gotowy plan = pierwszy jego punkt wykonuję dziś".3. Arka Noego, czyli jak przeżyć w potopie informacji• Zasady myślenia indukcyjnego i dedukcyjnego i ich wykorzystanie w zarządzaniu informacją.• Oddzielanie faktów od ocen.• Techniki wartościowania faktów.• Zasad syntezy logicznej i tworzenia kategorii.• Techniki selekcji i zarządzania informacją.4. Zasady tworzenia informacji.• Techniki tworzenia skutecznej, pełnowartościowej informacji.• Jak sporządzać i skutecznie zarządzać wiadomościami elektronicznymi.• Co robić, aby odbiorca informacji zapoznał się z informacją i zrozumiał ją5. Priorytetyzacja• Metody ewaluacji zadań i wytyczania granicy pomiędzy zadaniem ważnym, nieważnym, pilnym, niepilnym.• Doświadczenie wartościowania i priorytetyzowania.• Wyznaczanie granic i zasady skutecznej i uprzejmej odmowy.6. Program GTD (Getting Things Done) w zarządzaniu działaniami w czasie – odpowiedź na potrzeby czasu.• Zapoznanie z najnowocześniejszym podejściem do zarządzania działaniami w czasie - GTD.• Omówienie składników GTD: kolekcjonowanie, analizowanie, porządkowanie, przeglądanie i realizacja.7. Program GTD w działaniu• Symulacja zastosowania GTD w tygodniu pracy.Zawartość merytoryczna programu - Profesjonalna obsługa MS Outlook (1 dzień)1. Wiadomości email• Rodzaje i priorytety wiadomości• Formaty i opcje wiadomości• Organizowanie wiadomości• Sortowanie i grupowanie wiadomości• Wiadomości-śmieci,• Automatyczna segregacja za pomocą reguł• Podpisy w wiadomościach• Udostępnienie poczty współpracownikom• Asystent podczas nieobecności.2. Zarządzanie Kontaktami• Tworzenie kontaktu, odszukanie i przesyłanie kontaktów• Tworzenie wizytówek vcard, eksport i import kontaktów• Tworzenie i zarządzanie listami dystrybucyjnymi zorganizowanie kontaktów w grupy przy użyciu widoków, kategorii• Wysyłanie wiadomości i zaproszeń na spotkania dla grup kontaktów• Współdzielenie się kontaktamiz współpracownikami.3. Zadania• Przydzielanie zadań• Śledzenie postępu prac nad przydzielonymi zadaniami4. Kalendarz• Wykorzystywanie kalendarza MS Outlook do organizowania własnego czasu• Personalizacja kalendarza: godziny pracy, dni wolne, strefy czasowe i inne• Organizowanie spotkań: dobieranie terminu spotkania, wysyłanie zaproszeń, monitorowanie odpowiedzi, przenoszenie i anulowanie spotkań• Korzystanie z kilku kalendarzy• Udostępnianie kalendarzy5. Wymiana informacji w firmie - foldery publiczne• Ogłoszenia wydarzeń firmowych• Kalendarz firmowy• Najważniejsze kontakty firmowe• Grupy dyskusyjne.