Profesjonalny sekretariat

SYNTEZA [Szkolenia-Konsulting] Cele:  Przyswojenie niezbędnej wiedzy i doskonalenie umiejętności w zakresie prowadzenia sekretariatu i obsługi klientów oraz pracowników firmy. Opanowanie zasad korespondencji biurowej i czynności kancelaryjnych oraz zwrócenie uwagi na wymianę informacji drogą e-mailową. Poznanie narzędzi służących organizacji pracy w sekretariacie i skupienie się na czynnikach wpływających na harmonijną współpracę z szefem.Omówienie znaczenia sekretariatu w tworzeniu wizerunku oraz zasad kreowania siebie, jako \"wizytówki\" firmy/ instytucji.Rozwijanie umiejętności interpersonalnych, z uwzględnieniem radzenia sobie w kłopotliwych sytuacjach występujących w pracy sekretarki/ asystentki.Zapoznanie z technikami szybkiego zapamiętywania i uczenia się, które zwiększają własną efektywność zawodową i zaadaptowanie metod do własnych potrzeb.Trening asertywności - ćwiczenie zachowań wykorzystywanych podczas kontaktu telefonicznego lub bezpośredniego z klientem bądź pracownikiem firmy.Poznanie praktycznych sposobów zarządzania stresem i opanowania tremy.Pogłębienie wiedzy z zakresu prawa pracy w tym: prowadzenie akt osobowych pracowników i ochrona informacji niejawnej.Czas trwania: 2 dni [2 x 7 godzin dydaktycznych] początek zajęć o godz. 9.30PROGRAM1. Sekretariat – "serce" firmy/ instytucji: * Miejsce sekretariatu w strukturze przedsiębiorstwa * Sekret – sekretarka, czyli rola i zadania zaufanej osoby w życiu organizacji * Kluczowe kompetencje sekretarki/ asystentki * Zarządzanie informacją i zasady jej prawidłowego obiegu. 2. Instrukcja kancelaryjna: * Systemy kancelaryjne * Podział i metody pracy * Właściwy obieg dokumentów * Rejestracja spraw i ich rozpatrywanie * Porządkowanie i przechowywanie dokumentów * Archiwizacja [szafy, teczki, komputer].3. Struktura korespondencji biurowej: * Co? Do kogo? Jak? – zasady redagowania pism * Rodzaje i formy pism * Pisma firmowe i ich części składowe * Pisma sugestywne nastawione na odpowiednią reakcję odbiorcy * Przedmiot sprawy i treść pisma * Korespondencja elektroniczna * Unikanie błędów, jako świadectwo profesjonalizmu.4. Perfekcyjna organizacja pracy sekretariatu: * "Prawa ręka szefa", czyli kanony dobrej współpracy * Zarządzanie sobą w czasie i ustalanie priorytetów * Wyposażenie, które ułatwia pracę w biurze * Zastępstwo - wybór osoby i przygotowanie sekretariatu.5. Budowanie profesjonalnego wizerunku firmy, biura i sekretarki/ asystentki: * Świadomość pełnionej roli zawodowej * Strój, makijaż i harmonia barw * Uścisk dłoni, wizytówka i zasady konwersacji, czyli biurowy savoir-vivre * "Wpadka" i sztuka wybrnięcia z kłopotliwej sytuacji. 6. Talenty interpersonalne: * Modelowa komunikacja w pracy sekretarki/ asystentki * Mowa bez słów, czyli o czym świadczą gesty * Bariery komunikacyjne i sposoby ich przezwyciężania * Sztuka budowania korzystnych relacji * Umiejętność obserwacji i refleksji * Asertywna komunikacja z otoczeniem. 7. Wielozadaniowość sekretarki/ asystentki i techniki podnoszenia wydajności: * Co zrobić, aby lepiej zapamiętywać? * Metody szybkiego uczenia się * Przełamywanie barier umysłowych * Mapy Myśli [Mind Mapping]kontra tradycyjne notatki * Słowa - klucze.8. Kontakt telefoniczny: * Standardy prowadzenia rozmów telefonicznych * Udzielanie informacji * Kierowanie rozmówców do właściwych pracowników firmy * "Małe kłamstwa", czyli sposoby radzenia sobie z trudnym klientem * Kontrolowanie przebiegu rozmowy i panowanie nad emocjami. 9. Wizyta gości w sekretariacie: * Obsługa potencjalnego klienta * Przyjmowanie kluczowego kontrahenta * Narady z pracownikami * Niezapowiedziane wizyty i strategie postępowania * Nietypowe zachowanie gościa [płacz, krzyk, groźby itp.] i właściwa postawa sekretarki/ asystentki.10. Nowoczesna sekretarka/ asystentka: * PowerPoint w biurze * Organizowanie spotkań biznesowych * Szkolenie – wybór i przygotowanie miejsca * Konsekwentne prowadzenie terminarza * Podróże służbowe * Umiejętne oddzielanie sfery prywatnej i zawodowej.11. Zarządzanie stresem: * Świadomość własnych reakcji na stres i tremę * Poziom stresu i jego wpływ na człowieka * Budowanie odporności psychicznej * Udzielanie i przyjmowanie wsparcia * Relaksacja i dystansowanie się od negatywnych emocji.12. Prawo – elementy niezbędne w pracy sekretarki/ asystentki: * Akta osobowe pracowników * Czas pracy wg obowiązujących przepisów * Zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę * Ochrona danych osobowych * Informacja niejawna. Osoby prowadzące:Praktyk - asystentka prezesa zarządu w spółce prawa handlowego z 6-letnim doświadczeniem; specjalista PR, tłumacz. Prowadzi biuro zarządu; organizuje: posiedzenia zarządu oraz Rady Nadzorczej, spotkania z władzami miast jak i klientami; zajmuje się obsługą delegacji zagranicznych oraz podróży zarządu; przygotowuje prezentacje multimedialne na konferencje i spotkania biznesowe; opracowuje raporty, sprawozdania, tłumaczenia; odpowiada za kontakty z mediami oraz kreowanie pozytywnego wizerunku firmy; sprawuje nadzór nad komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną firmy. [Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Śląskiego; dyplom na Uniwersytecie w Bordeaux ze studiów języka francuskiego drugiego stopnia (D.E.L.F)].Psycholog, doradca personalny, konsultant, trener. Ukończone: szkoła trenerów Meritum: Warsztaty i Doradztwo Psychologiczne; kurs języka migowego w zakresie 800 podstawowych pojęć i znaków; kurs I stopnia w zakresie treningu pamięci i koncentracji uwagi. Praktyk: równocześnie pracuje w dziale organizacyjnym przedsiębiorstwa wielooddziałowego. W ramach zastępstwa zajmuje także stanowisko sekretarki, zdobywając cenne doświadczenie. [Absolwentka Wydziału Pedagogiki i Psychologii UŚ, specjalizacja: psychologia pracy i organizacji, psychologia menedżerska; studia podyplomowe: Szkoła Zarządzania UŚ, kierunek Zarządzanie Zasobami Ludzkimi].Prawnik z doświadczeniem, specjalista w zakresie prawa pracy i prawa konsumenckiego. Konsultant biznesowy i członek zespołu trenerskiego SYNTEZA [Szkolenia-Konsulting]; przedstawiciel działu prawnego w zachodniej sieci dyskontowej.ZGŁOSZENIA MOŻNA DOKONAĆ  ==>> TUTAJ