Sztuka przewodzenia i prowadzenia zebrań czyli jak sprawić, by pracownicy chętnie przychodzili na spotkania i efektywnie realizowali założone cele

AVENHANSEN Sp. z o.o. Serdecznie zapraszamy na naszą stronę internetową:   Sztuka przewodzenia i prowadzenia zebrań czyli jak sprawić, by pracownicy chętnie przychodzili na spotkania i efektywnie realizowali założone cele>>>   Bywa, że zebrania w firmie nie mają dobrej opinii. A przecież stanowią jeden z najskuteczniejszych sposobów komunikacji z pracownikami. Warunek: muszą przebiegać sprawnie, w sposób zaplanowany i przewidywalny, a wszyscy pracownicy mają być zachęcani do dzielenia się swoimi przemyśleniami, jeśli jest taka potrzeba. Zebrania mogą być bardzo dobrym sposobem motywowania do działania, szybkiego i efektywnego załatwiania spraw oraz rozstrzygania trudnych kwestii, o ile podejdzie się do nich właściwie. Potrzebne jest zaplanowanie spotkania, rozpisanie agendy, uprzedzenie uczestników. A potem odpowiednie trzymanie się planu.   Ponadto są różne rodzaje spotkań, a każde z nich ma nieco inną specyfikę i będzie wymagało innego prowadzenia. Na przykład zebrania organizacyjne włączają do dyskusji uczestników, a cały ten proces musi być odpowiednio moderowany. Zebrania informacyjne wymagają od menedżera umiejętności zaprojektowania oraz wygłoszenia expose. Są też zebrania, które wykorzystują Power Point. W takim przypadku ważne jest nie tylko to, by prezentacja była czytelna dla wszystkich, ale też by prezentujący interesował się uczestnikami, a nie tym, co umieścił w prezentacji.   Istotne jest także, by właściwie poprowadzić grupę uczestników: zadawać pytania, odpowiadać na pytania, zmieniać dynamikę, pokazywać odpowiednie materiały oraz wieloma innymi sposobami angażować uwagę. A także radzić sobie z trudnymi sytuacjami. Od skutecznego menedżera pracownicy wymagają, by kontrolował to, co dzieje się na sali. Także w sytuacji, gdy konieczne jest omówienie problematycznych kwestii lub przekazanie niepopularnych decyzji zarządu. Wszystkie te zagadnienia omówimy i przećwiczymy podczas prezentowanego szkolenia.   Po szkoleniu Uczestnicy: • Będą umieli zaprojektować zebranie, sformułować temat i rozbić go na poszczególne cele, rozpisać agendę i przewidzieć czas spotkania.• Będą rozumieli, jaki styl prowadzenia spotkania zastosować ze względu na założony cel.• Będą umieli wygłosić odpowiednie expose, pamiętając o celach, wartościach i korzyściach dla odbiorców.• Będą umieli zmotywować uczestników do zabrania głosu, gdy zajdzie taka potrzeba.• Będą umieli wykorzystywać techniki twórczego rozwiązywania problemów.• Będą widzieli, jak zaprojektować slajdy, by wspierały zebranie, a nie rozpraszały uczestników.• Będą umieli radzić sobie z trudnymi sytuacjami, takimi jak brak zaangażowania lub nadmierne dyskusje.   Program szkolenia:1. Wstęp • Gra grupowa "Obelisk" – wprowadza w temat zebrań i spotkań, a jednocześnie pokazuje, jakie elementy są niezbędne, żeby został zrealizowany określony cel.• Wspólna analiza wnioski• Klasyczne błędy, które popełniają menedżerowie, projektując zebrania – czego należy unikać?2. Trzy kluczowe czynniki sukcesu• Dobry, zaplanowany przebieg spotkania (informowanie uczestników z trzydniowym wyprzedzeniem, przesłanie agendy, podział na tematy i przypisanie określonego czasu – reguła 55 minut, przypisanie odpowiednich ról – moderator, pilnujący czasu, protokolant)• Merytoryczne przygotowanie uczestników do rozmowy (wskazanie potrzebnych danych, informacji, wybór osób do zaprezentowania określonego tematu)• Konsekwentne realizowanie podjętych ustaleń (budowanie odpowiedzialności i zaangażowania poprzez typowanie konkretnych osób do konkretnych działań i uzyskiwanie zobowiązań jeszcze podczas spotkania)3. Warsztat – przygotowanie do zebrania • Praca w grupach - uczestnicy pracują z Arkuszem Informacyjnym i projektują przebieg zebrania zgodnie z otrzymanym wzorem• Wspólna analiza, wnioski. 4. Rodzaje zebrań• Czy na pewno potrzebne nam zebranie?• Zebrania organizacyjne (zakładają udział uczestników) – są to spotkania, które mogą być szybkie, robocze - np. przekazanie zadań do wykonania, ale także dłuższe - dążące do wypracowania określonych rozwiązań, podjęcia określonej decyzji itp.• Zebrania informacyjne (uczestnicy są tylko odbiorcami przekazu), np. informowanie pracowników o zmianach, działaniach i decyzjach przełożonych;• Zebrania szkoleniowe• Integracja załogi lub uczczenie święta5. Zebrania organizacyjne • Ćwiczenia - dzielimy się na grupy, przedstawiamy dowolny przykładowy problem, stosując schemat takiego wystąpienia, który intuicyjnie uważamy za stosowny. Wspólna analiza, wnioski. • Jak uczyć pracowników, by właściwie zgłaszali problemy? (Metoda Czterech Kroków)• Ćwiczenia – wracamy do podziału na poprzednie grupy. Przedstawimy pomysł na rozwiązanie problemu innej grupy, stosując własny schemat. Wspólna analiza, wnioski. • Jak uczyć pracowników, by przedstawiali swoje pomysły na rozwiązanie problemu (Metoda Pięciu Kroków) • Dlaczego schematy przedstawiania informacji są w przypadku bieżących zebrań organizacyjnych lepsze od żywiołowych dyskusji?6. Narzędziownia menedżera • Gdy zebranie ma być narzędziem kreatywnego sposobu poszukiwania i rozwiązywania problemów – wielokrotna analiza "dlaczego", model SCAMPER, diagram ryby, technika burzy mózgów;• Segregowanie pomysłów poprzez Diagram powinowactwa, PMI, technikę sześciu myślowych kapeluszy de Bono, strategię Walta Disney’a.• Podejmowanie decyzji stylem menedżerskim, poprzez głosowanie, konsensus lub grupę ekspercką.• Konsensus: od małych grup do jednomyślności. 7. Dobra dyskusja• Kontrakt z uczestnikami – ustalanie reguł• Role w procesie dyskusji: prowadzący dyskusję, uczestnik, obserwator, ekspert• Umiejętność prowadzenia dialogu – formułowanie i prezentowanie własnego stanowiska• Definiowanie celu dyskusji, dobór stylu i metod prowadzenia• Kultura prowadzenia dyskusji • Ćwiczenia w grupach trzyosobowych8. Realizacja zadań • Mądra bajka – dlaczego problemem jest Każdy, Ktoś, Jakiś i Nikt?• Jak ustalać kto i co wykona?• Umawianie się na kontrolę• Spisane-zaklepane, czyli dlaczego ustne deklaracje nie wystarczą? 9. Zebrania informacyjne • Studium przypadku – co powinno być bezwzględnie zawarte w przemówieniu szefa? Wspólna analiza, wnioski.• Expose szefa – model KMO (Korzyści – Metody – Oczekiwane zachowania)• Jak budować dobre wrażenie? Model 4 x PO.• Mowa ciała – gesty zakazane, gesty pożądane.• Dlaczego nie wolno przepraszać za niedoskonałości?• Kiedy czas na pytania z sali?• Wielkość audytorium - jak je dopasować to typu spotkania (np. komunikowanie trudnych zmian a informowanie o celach strategicznych na następny rok) 10. Warsztat. Tak zwani trudni uczestnicy – jak sobie radzić? • Stres i emocje – zmiana przekonań jako kluczowa technika radzenia sobie z tremą.• Model ABCD emocji – jak to działa?• 25 sposobów angażowania uwagi uczestników, czyli o tym, że nie ma trudnych uczestników, są tylko trudne sytuacje • Ćwiczenie: prowadzimy spotkanie, wykorzystując wybrane sposoby angażowania uczestników.11. Power Point – wróg czy przyjaciel?• Wszystko, co trzeba wiedzieć o projektowaniu slajdów - jednorodność stylistyczna, rozmiar czcionki, liczba wersów na slajdzie, elementy graficzne, podział na moduły, dane liczbowe i wykresy.• Największe grzechy prowadzących prezentacje przy użyciu Power Point – zły dobór kolorów, za dużo tekstu, za dużo efektów, za dużo slajdów, brak umiejętności przerzucania slajdów, koncentracja na prezentacji, a nie na uczestnikach.12. Moje zebranie• Uczestnicy prowadzą wybrany moduł zaprojektowanego przez siebie zebrania. Pozostałe osoby reagują zgodnie ze wskazówkami trenera. Zadaniem prowadzącego jest zastosowanie właściwych technik, co wpływa bezpośrednio na zmianę nastawienia uczestników. • Wspólna analiza, wnioski.13. Podsumowanie Szkolenie prowadzi: Anita Chmara Trener oraz certyfikowany coach ICC z wieloletnim doświadczeniem biznesowym i szkoleniowym. Psycholog i dziennikarka. Specjalizuje się w umiejętnościach kierowniczych, komunikacji, asertywności, sprzedaży i obsłudze klienta, tworzeniu standardów obsługi klienta, zarządzaniu poprzez wartości, coachingu, wystąpieniach publicznych oraz public relations. SZKOLENIA